Il sistema nasce dalla esigenza di voler gestire in modo più organico e organizzato le informazioni che riguardano la valutazione, la programmazione e l'esecuzione degli interventi previsti nel Piano degli Investimenti. L’esigenza impone, anche in modo determinante, il rispetto della normativa vigente per poter espletare anche gli obblighi dell’Osservatorio e al Sistema di Monitoraggio dell'Osservatorio dell'Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di lavori, servizi e forniture (D.Lgs. 163/06 art. 7 c.4); Protocollo generale d'intesa tra l'Autorità per la vigilanza sui Contratti Pubblici e la Conferenza Stato-Regioni ai sensi dell'art. 7 c.1 del D.Lgs. 163/06, approvato in data 26/3/2008, Comunicato del Presidente dell'Autorità del 4/4/2008 G.U. n.94 del 21/4/2008.

Struttura

Il sistema si rivolge al settore Pianificazione e Controllo degli Interventi ovvero a quell’ufficio, all’interno della Pubblica Amministrazione, avente il compito di recepire le richieste di intervento e di predisporre il Piano Triennale degli Investimenti nonché di eseguire un controllo sull’avanzamento dei lavori, della spesa e fornire informazioni utili a soggetti interni o esterni alla Pubblica Amministrazione stessa.
E’ inoltre rivolto ai RUP per un più efficace ed efficiente monitoraggio e gestione degli interventi sul territorio che l’Amministrazione attua, siano essi inseriti nel Piano Triennale degli Investimenti oppure esterni. Il sistema informatico si articola in 3 moduli principali:

• Gestione richieste di intervento
• Gestione Programma Triennale
• Gestione Interventi

Gestione richieste di intervento

E’ la fase di inserimento di tutte le richieste di intervento che  pervengono, a vario titolo, alla Amministrazione la quale ne deve valutare la fattibilità. Le richieste possono venire da più parti e proprio la possibilità di usufruire di una procedura “web based” garantisce la fruibilità sia a livello di “intranet” sia a livello di “Internet” del sistema di registrazione e di gestione delle richieste.

Gestione Programna Triennale

Questo è il modulo dedicato alla gestione del piano poliennale degli investimenti. I processi correlati alla gestione del Piano si possono suddividere in due fasi principali:

• Preparazione del Piano/Adeguamento
• Attuazione dell’opera pubblica

Preparazione Piano/Adeguamento

E’ la fase di inserimento di tutte le opere previste nel triennio prossimo. Per ognuna di queste opere devono essere inserite diverse informazioni quali: le date di previsioni delle principali fasi di lavorazione (approvazione progettazione preliminare, definitiva ed esecutiva, approvazione progetto, approvazione finanziamento, gara, ecc.), finanziamenti, gruppi di commessa (individuazione dei responsabili di procedimento), obiettivi, ecc.. Questa fase di preparazione è caratterizzata da un continuo aggiornamento delle informazioni inserite e tutte le variazioni apportate possono essere storicizzate così da avere sempre una situazione di insieme chiara e leggibile. La procedura prevede anche gli strumenti necessari ad adempiere agli obblighi di legge previsti all’approvazione del piano, quali la sua pubblicazione sul sito dell’Osservatorio dell’Autorità di Vigilanza dei Lavori Pubblici.

Attuazione dell’opera pubblica

Dopo l’approvazione del piano/adeguamento, le opere previste per l’anno, possono diventare effettive (con l’approvazione della progettazione esecutiva), da questo momento in poi il modulo fornisce gli strumenti adatti al costante monitoraggio relativamente all’avanzamento dell’opera attraverso l’aggiornamento di informazioni quali: le date di attuazione delle fasi principali di lavorazione, il gruppo di commessa, la scheda contabile e altro ancora. La parte gestionale è supportata da una completa reportistica che permette di fornire informazioni puntuali su diversi aspetti quali: lo stato di attuazione degli interventi, il carico di lavoro delle diverse figure professionali (responsabili di procedimento, direttore dei lavori, ecc.), la situazione contabile dei singoli interventi, oltre naturalmente alle stampe prodotte dal Sistema dell’Osservatorio Regionale dei Lavori Pubblici.

Gestione Interventi

Questo modulo, insieme al precedente, completa il monitoraggio dell’opera pubblica e fornisce al Responsabile Unico di Procedimento strumenti adatti alla gestione di tutte le fasi che la caratterizzano. Il modulo permette di creare per ogni opera, prevista nel piano e non, un archivio in cui contenere tutta la documentazione (atti, determine, verbali, ecc.) prodotta durante l’esecuzione di un opera pubblica a partire dallo studio di fattibilità fino al momento di consegna del bene al Patrimonio. Questa documentazione è sempre a disposizione del RUP e dei suoi collaboratori e può essere condivisa con l’Ufficio che si occupa del Controllo di Gestione alla’interno della Pubblica Amministrazione. Questo modulo permette inoltre di creare, sulla base delle esigenze dell’Ente, un flusso di processi, denominati “eventi”, che caratterizzano l’evolversi del singolo intervento.

Procedure collegate

Parte integrante del sistema informatico presentato è il modulo “Infolav*Web” ovvero la soluzione informatica, anch’essa “web-based”, per la gestione dell’opera pubblica.