Sistema Informatico Gestione Interventi Manutentivi

La procedura SIGIM è stata concepita per permettere agli uffici del servizio manutenzione di gestire, nella loro completezza, tutte le casistiche rivolte agli Ordinativi d'Intervento da svolgere sulla propria base patrimoniale. L'obiettivo è quello di fornire agli addetti al servizio tecnico di qualsiasi Ente o Azienda, uno strumento informatico che consenta loro di controllare agevolmente tutti gli interventi di manutenzione previsti e prevedibili (manutenzione programmata) e tutti gli interventi su segnalazione (manutenzione ordinaria o straordinaria), che provengono al call center. Il termine ‘bene’ utilizzato, in realtà non si limita ai soli fabbricati ed alle relative unità immobiliari ma anche agli impianti (elettrici, idrici, informatici, ecc.),ai macchinari, ecc. presenti all’interno di essi e comunque a tutti quelli catalogati all’interno della procedura Patrimoniale

Configura Applicativo
Questo modulo consente all’Ente di parametrizzare gli accessi degli utenti alla procedura. Quest’attività comprende la creazione di profili ai quali un operatore, o una serie di operatori, vengono associati per accedere al prodotto per le parti di competenza assegnate. Essendo su base Web esiste la possibilità di classificare user interni ed esterni all’azienda, che collaborano con la stessa nell’ambito delle manutenzioni(Ditte fornitrici, Inquilinato, ecc..). Internamente al prodotto è poi possibile inibire, o limitare l’utilizzo, la visibilità, o l’inserimento di informazioni in alcune pagine, sempre tramite questo modulo.

Gestione Budget
Consente la gestione di un estratto del Budget generale dell'Ente in modo da consentire al Servizio Tecnico, che si preoccupa di coordinare tutte le attività inerenti la manutenzione dei beni in gestione, di controllare in tempo reale la disponibilità dei capitoli di spesa a loro assegnati prima di emettere ordini ai fornitori. Per ogni singolo anno è possibile impostare un piano di budget sulla previsione di ordini e di fatturato. Su questi valori la procedura effettuerà gli opportuni controlli per la verifica di sfondamento. Queste informazioni possono essere dettagliate, a discrezione dell’Ente, per immobile, per comune, associate all’operatore se si ha una gestione articolata di capitoli di spesa che sono diversificati a seconda delle Unità Organizzative che ne devono disporre(problema legato a realtà ospedaliere).

Gestione Contratti
Consente la definizione dei contratti attivati con i vari fornitori per lavori di manutenzione, compresi quelli "aperti" che individuano la ditta a cui devono essere affidate attività di un certo tipo e per un certo ambito (es. raggruppamenti di immobili o di impianti) perché deciso tramite una gara d'appalto svoltasi in precedenza o tramite qualsiasi altro mezzo di assegnazione. La parte contratti prevede anche, tramite l’inserimento di appositi parametri valorizzati, il calcolo degli importi tenendo conto di sicurezza e ribasso d’asta.

Gestione Richieste
Lo scopo di questo modulo è quello di fornire uno strumento che dia la possibilità di gestire e controllare più agevolmente gli innumerevoli interventi di manutenzione su chiamata. Oltre alle gestioni ed agli elenchi che permettono di controllare l'intervento dalla richiesta alla ultimazione, sono previsti vari collegamenti, come in questo caso, al patrimonio, fornendo tutti gli automatismi possibili. Sarà possibile, da parte del personale tecnico dell’ufficio preposto:

•  registrare le richieste di intervento pervenute tramite chiamata telefonica o comunicazione scritta o altra mezzo.
•  Avvisare via mail il, o gli interessati, che dovranno farsi carico del problema.
• Ottenere la stampa di un’apposita scheda di verifica che deve essere consegnata ad un tecnico incaricato dell’ispezione.
• Annullare la richiesta, o tramutare la stessa in uno o più ordini con specifica delle categorie di lavoro interessate.
• Allegare tutta la documentazione necessaria (documenti word, excel, immagini, ecc.).
• Preventivi, Consuntivi dei lavori con procedure di autorizzazione degli stessi.
• Stampati ed estrazioni verso excel per Immobili, alloggi, parti comuni, raggruppamenti, cdc, impianti,ecc…. con i riferimenti di Budget, Tipologie, per Tecnico, per Guasto.
• Inserimento dati da user esterni tramite i dovuti accessi concordati con l’ente.

Gestione Ordini
Agevola l'attività di registrazione degli ordini a fornitori per lo svolgimento dei lavori di manutenzione previsti sia per interventi a guasto, che per quelli decisi a seguito di ispezioni programmate. In fase di emissione di un nuovo ordine di lavoro viene anche controllata la disponibilità di Budget (non bloccante ai fini dell’assegnazione del lavoro alla ditta). Sempre in fase di generazione dell’ordine esiste l’assegnazione dell’intervento al contratto di manutenzione stipulato con la ditta incaricata di svolgere l’attività. Questa disponibilità contrattuale è, invece, vincolante ai fini di emissione dell’ordine, in quanto un lavoro può essere commissionato se esiste la possibilità di liquidarlo (le variazioni sugli importi contrattuali, tramite una gestione accurata degli accessi a determinati dati da parte di operatori autorizzati, sono comunque consentiti). Alcune procedure di stampa agevolano quindi le operazioni di comunicazione di incarico alle ditte interessate. Anche in questo modulo esiste la possibilità di allegare tutta la documentazione necessaria a completare la storia di ogni singolo ordine di lavoro. In questa fase di gestione dell’ordine è possibile registrare, sempre entrando nel dettaglio, il consuntivo dei lavori a intervento finito dalla ditta; ciò consente di raffrontare preventivi e consuntivi di ogni ordine, ma anche di ogni fornitore e di estrapolare una serie di statistiche in merito.

Gestione Fatture
Questo modulo permette la registrazione delle fatture emesse dalle ditte che hanno svolto lavori di manutenzione a fronte di ordini emessi dal Servizio Tecnico, consentendo un immediato raffronto con la tipologia dei lavori e le cifre in esso contenute. Un’apposita procedura di liquidazione consente l'individuazione delle fatture, o parti di esse, per le quali è possibile procedere con il pagamento. Inoltre è stata inserita la funzione di costruzione di AEF(Autorizzazioni ad emettere fatture) utilizzate dal servizio tecnico per comunicare anticipatamente alle ditte i lavori, con relativi importi, che saranno pagati tramite emissione fattura che dovrà trovare corrispondenza nella somma di quest’ultimi.
 
Altri Moduli

• Gestione Fornitori
• Elenco Prezzi
• Manutenzione Programmata
• Gestione Commesse
• Stampe/Report